- Job Analisis

Nama Jabatan : Sekretaris

Kode Jabatan : S

Tanggal : 5 Desember 2014

Lokasi : Politeknik LP3I Jakarta

Ringkasan Pekerjaan :

Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dalam rangka membantu direktur dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan mengoptimalkan sumber-

sumber daya yang ada secara profesional dan menguntungkan perusahaan.

Tanggung Jawab:

1. Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat berkala direktur.

2. Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun rencana kerja dan anggaran dari tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui direktur.

3. Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun laporan bulanan tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui direktur.

4. Mengumpulkan dan mengkompilasi atau menyusun laporan tahunan dari tiap departemen.

5. Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat atasan

6. Melaksanakan pengaturan jadwal atau agenda kegiatan atasan.

7. Melaksanakan penyiapan bahan kegiatan atasan.

8. Melaksanakan administrasi dan arsip atasan.

9. Menerima dan membalas telepon untuk atasan.

Tugas :

Wewenang :

1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi

dan tanggungjawabnya.

2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).

3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.

5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.

6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.

7. Menerima atau menolak tamu direktur.

8. Meminta laporan bulanan dan tahunan dari tiap departemen.

1. Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.

2. Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.

3. Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.

Hubungan Lini:

Atasan Langsung : President Director

Bawahan Langsung : -

Kondisi Kerja:

Bekerja di kantor, waktu kerja mulai pukul 08.00 sampai 16.00, kecuali bila melakukan perjalanan.

Persyaratan Pekerjaan:

Pendidikan : Diploma 3 (D3) – Sekretaris.

Pengalaman : 2 (dua) tahun sebagai Sekretaris.

Persyaratan : Kesehatan baik, etiket komunikasi, mempunyai stamina dan daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-tugas, integritas, inisiatif, berkeinginan untuk maju, mampu bekerja sama tim, berorientasi, bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya, bisa berbahasa asing, mengikuti kemajuan teknologi.

Supervisi : Mengendalikan direktur dalam hal tugas-tugas kesekretariatan, karyawan dalam hal bertemu direktur, tamu-tamu direktur yang datang ke kantor, relasi direktur melalui telepon. Mampu berkomunikasi secara lisan dan tertulis (bahasa inggris) dalam organisasi perusahaan.

Kondisi kerja : baik, 80% duduk, ruang ber-AC, nyaman dan tenang.